Portfolioカタログアイテムのオリジナルファイルを整理する方法は数多くあります。 それぞれの方法には長所と短所がありますが、オプションの使用や将来を見込んだ計画を立てると、長期的には時間の節約につながり、ユーザーやワークグループにとってPortfolioの利用価値が大きく向上します。
Portfolioを使用する大きな利点の1つとして、オリジナルファイルの場所やファイル名を覚えておく必要がないことが挙げられます。 しかし、Portfolioではファイル名、フォルダ名、パス全体をキーワードとして使用でき、しかもそれを使って検索できるため、ファイルやフォルダにわかりやすい名前をつけて整理しておくとキーワード自体がわかりやすくなり、より整理がしやすくなります。
各ワークグループは、作業内容とその作業の流れに基づいて、最終的にどのようなファイルの管理方法が自分たちの状況に最適かを判断する必要があります。 次に、計画に役立つ提案を挙げておきます。
ファイルを整理するもっとも一般的な方法の1つは、プロジェクト、取引先、またはカテゴリ（旅行、ビジネス、建築など）別にフォルダを作成する方法です。 フォルダ内では、サブフォルダを使って関連ファイルを分類します。
もう1つの方法は、ファイルをファイルタイプ、作成元のアプリケーション、または作成した部門（営業部門、販売部門、出版部門など）別にフォルダに整理する方法です。
このようにファイルをフォルダに整理しておけば、Portfolioカタログに取り込んだ後も管理がしやすくなります。
Portfolioでのキーワードの検索機能を最大限に発揮させるためには、ファイル名による方法とフォルダ整理による方法の両方を使ってください。 フォルダに整理する方法が決まったら、次のいずれかの方法でファイル名を付けてください。
ファイル拡張子を使ってファイルの種類を示します。 ファイル拡張子の使用は、異なるプラットフォームが混在する環境でPortfolioを使っていて、Macintosh上でファイル名を付ける際にWindowsのファイル名の構文に従う必要がある場合、またその逆の場合に重要となります。
使用するファイルの種類によっては、ファイル名の最初に英数字を付けておくと、アイテムが整理しやすくなります。 例えば、フィルムの場合はコマ番号、ビデオテープやオーディオテープからデジタル化したサウンド、ムービー、画像の場合はカウンタ値やタイムコード値などを使用するといいでしょう。